# Elektronikus iratkezelés (DMS) pályázatból: kiválasztási útmutató KKV-knak URL: https://palyazatiszoftver.hu/blog/elektronikus-iratkezeles-dms-palyazat · Megjelent: 2026-11-03 · Szoftverkiválasztás > Elektronikus iratkezelő rendszer pályázatból: a DMS a DIMOP 1.2.3/A ERP-részterülete, csak minősített szállítói listás megoldás számolható el. Röviden: - Az elektronikus iratkezelő rendszer (DMS) a papíralapú és digitális dokumentumokat egységes struktúrában, verziózva, jogosultságokkal és kereshetően tárolja. - A DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 programban az elektronikus iratkezelés az ERP egyik részterülete, ezért csak a minősített szállítói listán szereplő megoldás számolható el. - A DMS akkor hozza a legtöbbet, ha összekapcsolják az ERP rendszerrel és az e-számlázással, így a számlák és szerződések a hozzájuk tartozó tranzakciónál is elérhetők. ## A rövid válasz Igen, elektronikus iratkezelő rendszer is megvalósítható a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermékből, amely 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozást ad, legfeljebb 50% vissza nem térítendő támogatással. Az elektronikus iratkezelés az ERP részterületei között szerepel, ezért a minősített szállítói listáról kell választani. A kiválasztásnál nem a funkciók száma a döntő, hanem az, hogy a rendszer illeszkedik-e a cég iratrendjéhez, és kapcsolható-e a meglévő ERP és számlázó rendszerekhez. ## Mit tud egy elektronikus iratkezelő rendszer? A DMS egyetlen, ellenőrzött helyre gyűjti a cég dokumentumait, és szabályozza, ki mit láthat és módosíthat. Ezzel kiváltja a szétszórt megosztott mappákat, e-mail mellékleteket és papíralapú dossziékat. Egy KKV-nál a legtöbb érték általában a gyorsabb visszakeresésből és a szabályozott hozzáférésből származik. Ha egy szerződés vagy számla néhány kattintással előkerül, és mindig a legfrissebb változat látszik, kevesebb a félreértés és a felesleges keresgélés. - Papíralapú iratok digitalizálása szkenneléssel és szövegfelismeréssel - Egységes iktatási és mappastruktúra, metaadatokkal - Verziókezelés: látható, ki mikor módosított, és visszaállítható a korábbi állapot - Jogosultságkezelés szerepkörök és dokumentumtípusok szerint - Teljes szöveges és metaadat alapú keresés - Megőrzési szabályok és szabályozott selejtezés - Jóváhagyási folyamatok, például szerződések és számlák igazolása ## Hogyan alakítsa ki az iktatási és mappastruktúrát? Az iratrendet a bevezetés előtt kell megtervezni, mert a rossz struktúrát a szoftver sem javítja meg. Érdemes dokumentumtípusokból és üzleti folyamatokból kiindulni, nem az egyes munkatársak megszokott mappáiból. A metaadatok, például partner, dátum, projekt vagy szerződésszám, sokszor fontosabbak a mappáknál, mert ezek alapján lesz gyors a keresés. - Gyűjtse össze a cégnél keletkező dokumentumtípusokat - Határozza meg típusonként a kötelező metaadatokat - Rögzítse, ki hozhat létre, módosíthat és törölhet egyes típusokat - Állítsa be típusonként a megőrzési időt a vonatkozó kötelezettségek szerint - Döntse el, mely papíralapú archívumot digitalizálja, és melyiket hagyja meg papíron - Nevezzen ki iratkezelési felelőst, aki a szabályokat karbantartja ## Hogyan kapcsolódik a DMS az ERP-hez és az e-számlázáshoz? Az iratkezelés akkor a leghasznosabb, ha a dokumentum ott is elérhető, ahol a hozzá tartozó üzleti esemény történik. Egy bejövő számla például a DMS-ben tárolódik, de az ERP rendszer könyvelési tételénél is egy kattintással megnyitható. Az automatikus feldolgozásra alkalmas e-számlázó szoftver a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 külön célterülete, szintén minősített szállítói listával. Az integráció, a migráció és a konfigurálás a szakmai szolgáltatások közé tartozik, amelyek az elszámolható költség legfeljebb 35%-át tehetik ki. ## Milyen szempontok alapján válasszon DMS-t? A kiválasztást írásos követelményekre kell építeni, és minden jelöltet ugyanazon szempontok szerint kell értékelni. Így a döntés nem a bemutató benyomásán, hanem a cég valós igényein múlik. - Illeszkedik-e a megtervezett iratrendhez és metaadat-struktúrához - Van-e kész kapcsolat vagy API a meglévő ERP és számlázó rendszerhez - Mennyire részletes a jogosultságkezelés és a naplózás - Helyben telepített vagy felhőalapú, mivel egy területen csak az egyik választható - Hogyan oldható meg a meglévő dokumentumok migrációja - Mennyi a teljes birtoklási költség a licenc és az üzemeltetés együttes figyelembevételével ## Mire figyeljen a pályázatnál, és miben segítünk? A projekt a benyújtás előtt nem kezdhető meg, és a meglévő rendszer bővítése, verziófrissítése vagy kiegészítő modulja nem támogatható. A listás megoldásra a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon időbélyegzős árkalkulációt kell készíteni, amely rögzíti a maximálisan elszámolható költséget. Gyártófüggetlenül 3-5 iratkezelő megoldást hasonlítunk össze azonos szempontok szerint, a kiválasztási tanácsadás költségét a szoftvergyártó partnerek fedezik. Fejlesztőcsapatunk az ERP és számlázó integrációkban segít, a pályázatírást pedig díjmentes előszűréssel kezdjük. Tanulságok: - Az elektronikus iratkezelés ERP-részterület a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 programban, ezért kötelező a minősített szállítói lista. - A DMS bevezetése előtt az iratrendet, a metaadatokat és a jogosultságokat kell megtervezni. - Az ERP és az e-számlázás integrációja teszi a dokumentumokat ott elérhetővé, ahol az üzleti esemény történik. ## Gyakori kérdések **Lehet pályázni elektronikus iratkezelő rendszerre?** Igen, a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 programban az elektronikus iratkezelés az ERP részterületei között szerepel. A megoldásnak a minősített szállítói listán kell lennie. **Mi az a DMS?** A DMS (dokumentumkezelő rendszer) a cég dokumentumait egységes struktúrában, verziózva, jogosultságokkal és kereshetően tárolja. Kiváltja a szétszórt mappákat és a papíralapú dossziékat. **Elszámolható a papíralapú iratok digitalizálása és migrációja?** A migráció, a konfigurálás és az integráció a szakmai szolgáltatások közé tartozik, amelyek az összes elszámolható költség legfeljebb 35%-át tehetik ki. Hivatalos források (ellenőrizve: 2026-11-02): - [MFB - DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 felhívás (PDF, hatályos 2024. 12. 05-től)](https://www.otpbank.hu/static/portal/sw/file/mfb-felhivas-dimop-plusz-1-2-3-a-24-202412.pdf) - [MFB - DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 hiteltermék](https://www.mfb.hu/vallalkozasok/mukodo/hitel/dimop-plusz--123a-24-mikro--kis--es-kozepvallalkozasok-digitalizaciojanak-tamogatasa-egymuveletes-kombinalt-hiteltermek-t226-p226) - [palyazat.gov.hu - DIMOP Plusz-1.2.3/A-24](https://www.palyazat.gov.hu/programok/szechenyi-terv-plusz/dimop-plusz/dimop-plusz-123a-24/alapadatok) --- Pályázati Szoftver (OPTIMA Partner Kft.) · +36 20 329 5006 · info@palyazatiszoftver.hu · https://palyazatiszoftver.hu Díjazás: Egyszeri 200 000 Ft pályázatírási díj, plusz 6-7% sikerdíj - ez utóbbi kizárólag elnyert támogatás után.