Miért a kiírás előtt dől el a pályázat sorsa?
A hazai digitalizációs pályázatok többsége szakaszos vagy keretkimerülésig tartó beadással működik, és a keret gyakran hetek alatt elfogy. Aki a felhívás megjelenésekor kezd gondolkodni azon, milyen szoftverre van szüksége és mennyiért, az jellemzően lemarad – vagy kapkodva, rosszul méretezett projektet ad be.
A felkészült cég ezzel szemben kész követelmény-specifikációval, bekért indikatív árajánlatokkal és tisztázott elszámolhatósági képpel várja a kiírást. Számára a pályázat beadása adminisztratív lépés, nem projektindítás.
Az előkészítés négy lépése
Az alábbi négy lépés kiírástól függetlenül elvégezhető, és bármely digitalizációs konstrukcióban hasznosul.
- 1. Igényfelmérés: melyik folyamat digitalizálása hozza a legtöbbet? Nem a „mire lehet pályázni”, hanem a „mi fáj legjobban” kérdésből érdemes kiindulni.
- 2. Gyártósemleges követelmény-specifikáció: a szoftverrel szembeni elvárások priorizált listája, terméknevek nélkül. Ez lesz a pályázati műszaki leírás és az árajánlatkérés közös alapja.
- 3. Indikatív árajánlatok: 3–5 szállítótól, azonos műszaki tartalomra. Így a pályázati költségvetés reális lesz, és a piacfelmérési kötelezettség is teljesül.
- 4. Elszámolhatósági előszűrés: mely költségtételek (licenc, fejlesztés, bevezetés, oktatás, hardver) fértek bele a korábbi hasonló kiírásokba, és mire számíthat a cég.
A leggyakoribb hibák – és a áruk
A leggyakoribb hiba a túlspecifikált műszaki tartalom: ha a pályázatba egy konkrét termék neve kerül, a cég a megvalósításnál elveszíti a versenyeztetés lehetőségét, és kiszolgáltatottá válik az adott szállító árazásának. A funkcionális megfogalmazás ugyanazt a célt rögzíti, de nyitva hagyja a piacot.
A második tipikus hiba az alulméretezett költségvetés. A pályázati költségvetés utólag felfelé nem módosítható – ha a bevezetés drágább lesz a tervezettnél, a különbözet teljes egészében önerő. A licencdíj mellé a bevezetési, migrációs és oktatási költséget is be kell tervezni, ami vállalati rendszereknél a licenc 50–150%-a is lehet.
A harmadik hiba az ütemezés: a pályázati mérföldkövek és a szállítói ütemterv összehangolása nélkül a kifizetési kérelmek csúsznak, ami likviditási terhet jelent. A mérföldköveket tartalékkal, a szállítói fizetési ütemezést a mérföldkövekhez igazítva érdemes tervezni.
Mennyit ér a támogatás valójában?
Egy 50%-os támogatási intenzitású konstrukcióban a szoftverberuházás megtérülési ideje nagyjából megfeleződik: egy önerőből 24 hónap alatt megtérülő ERP-bevezetés támogatással 12 hónap körül hozza vissza az árát. Ez a különbség sok cégnél épp a „megéri / nem éri meg” határvonalat jelenti.
Fontos ugyanakkor, hogy a pályázat eszköz, nem cél: rosszul kiválasztott szoftverre elnyert támogatás is rossz beruházás. A sorrend ezért mindig: előbb a jó projekt, aztán a forrás hozzá.
A legfontosabb tanulságok
- 01A felkészülést a kiírás megjelenése előtt kell elkezdeni – az igényfelmérés és a specifikáció kiírástól függetlenül elkészíthető.
- 02Funkcionális követelményeket írjon a pályázatba, ne termékneveket.
- 03A költségvetésbe a licenc mellé a bevezetés teljes költségét is tervezze be.
- 04Az előszűrés kötelezettségmentes – érdemes ezzel indítani.
Gyakori kérdések
Mikor érdemes elkezdeni a felkészülést egy digitalizációs pályázatra?
Ideálisan 2–4 hónappal a várható kiírás előtt: ennyi idő alatt elkészül az igényfelmérés, a követelmény-specifikáció és az indikatív árajánlatok bekérése. A felhívás megjelenése után jellemzően már csak hetek állnak rendelkezésre.
Kell nyertes pályázat ahhoz, hogy elinduljon a szoftverkiválasztás?
Nem – sőt, fordítva egészségesebb: a kiválasztási előkészítés adja a pályázat megalapozott műszaki tartalmát és költségvetését. A szerződéskötést lehet a támogatói döntéshez igazítani.
Milyen támogatási intenzitásra számíthat egy KKV?
Digitalizációs célú konstrukcióknál jellemzően 50% körüli vissza nem térítendő támogatásra, a pontos mérték kiírásonként, cégméretenként és régiónként eltér. A konkrét kiírás előszűrését elvégezzük – kötelezettség nélkül.
További cikkek ebben a témában: Pályázatok
Kapcsolódó fogalmak a szótárból