E-számlázó szoftver pályázatból: automatikus számlázás KKV-knak

Az automatikus feldolgozásra alkalmas e-számlázó szoftver olyan számlázó rendszer, amely strukturált adatként állítja ki és továbbítja a számlákat, így azokat a könyvelés, az ERP és a partner rendszere is kézi gépelés nélkül tudja feldolgozni.

Ez a terület a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermék egyik célterülete. A szoftvert a minősített szállítói listáról kell választani, és a projekt 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozással valósítható meg, amelynek legfeljebb fele vissza nem térítendő támogatás.

Egy korszerű e-számlázó szoftver a számlát nem csak dokumentumként, hanem jól definiált adatszerkezetként kezeli. Ettől lesz a számla automatikusan feldolgozható: a vevő, a tételek, az adók és az összegek mezőnként olvashatók.

A gyakorlatban ez kevesebb elgépelést, gyorsabb kiállítást és átláthatóbb kintlévőség-kezelést jelent. Az alábbi funkciók a legtöbb vállalkozásnál alapelvárások.

• Számlák, előlegszámlák, helyesbítő és sztornó számlák kiállítása sablonokból.
• Ismétlődő számlák ütemezése előfizetéses vagy havidíjas szolgáltatásokhoz.
• Vevő- és terméktörzs, amelyet más rendszerekkel szinkronban lehet tartani.
• Számlák küldése e-mailben, archiválás és visszakereshetőség.
• Kintlévőségek és fizetési állapotok követése, emlékeztetők küldése.
• Adatexport és API a könyvelés, az ERP és a webshop felé.

Az e-számlázó szoftver akkor hozza a legtöbbet, ha nem önálló szigetként, hanem az adatfolyam egyik láncszemeként működik. Az ideális folyamatban a megrendelés az ERP-ben vagy a webshopban keletkezik, a számla ebből automatikusan elkészül, majd a könyvelés ugyanezeket az adatokat kapja meg.

A hazai számlázó programok jellemzően automatikusan továbbítják a számlaadatokat a NAV Online Számla rendszerébe, és visszaigazolást kapnak a beküldés állapotáról. Érdemes olyan megoldást választani, amely ezt az állapotot jól láthatóan jelzi, és hiba esetén értesítést küld. Hogy az Ön vállalkozására pontosan milyen adatszolgáltatási szabályok vonatkoznak, azt könyvelőjével egyeztesse.

Az integráció tervezésekor tisztázza, melyik rendszer a vevő- és terméktörzs gazdája, és merre áramlanak az adatok. Ha ez az elején nincs eldöntve, a duplikált partnerek és eltérő árak később sok kézi javítást okoznak.

Az automatikus feldolgozásra alkalmas e-számlázó szoftver a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermék célterülete, és csak a minősített szállítói listáról választható. A finanszírozás 3-20 millió Ft, legalább 10% önerő mellett kb. 45% vissza nem térítendő támogatás és 45% kamatmentes hitel.

A szállítói lista és az árkalkuláció a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon érhető el. Regisztráció után időbélyegzős árkalkuláció készül, amely rögzíti a maximálisan elszámolható költséget; egy árkalkulációt kell csatolni, amely több szolgáltató termékét is tartalmazhatja.

A jogosultság fő feltételei: legalább egy lezárt, teljes üzleti év, a DKF Kft. felmérése szerint nagyon alacsony vagy alacsony digitális intenzitás, és hogy a vállalkozás korábban nem kapott támogatást a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 vagy /B-24 programból. A kérelmet 2027. június 30-ig lehet benyújtani az MFB Pont Plusz irodákban.

• A szoftver (immateriális jószág) és a felhőszolgáltatás bérleti díja 100%-ban elszámolható.
• A szakmai szolgáltatások, például a telepítés, a konfigurálás, az integráció és a migráció legfeljebb 35%-ot tehetnek ki.
• A képzés legfeljebb 5%, az új hardver legfeljebb 10% lehet.
• Meglévő rendszer felhasználószámának bővítése, verziófrissítése vagy add-on kiegészítése nem támogatható.
• Ugyanaz a funkcionális terület csak helyben telepített vagy csak felhőalapú megoldással valósítható meg.

A legfontosabb szempont, hogy a számlázó illeszkedjen a meglévő és a tervezett rendszereihez. Egy önmagában jó program is gondot okoz, ha nem tud adatot cserélni az ERP-vel, a webshoppal vagy a könyvelővel.

Mielőtt ajánlatot kér, írja össze a valós folyamatait és a havi számlamennyiséget. Ebből derül ki, mely funkciók kötelezők és melyek csak kényelmiek.

• Van-e dokumentált API vagy szabványos export a könyvelés és az ERP felé?
• Hogyan jelzi a rendszer a NAV Online Számla beküldés állapotát és a hibákat?
• Kezeli-e a devizás, az előleg- és a helyesbítő számlákat a szükséges módon?
• Milyen jogosultsági szintek és naplózás érhető el?
• Szerepel-e a megoldás a minősített szállítói listán a választott, helyben telepített vagy felhőalapú változatban?

Az első lépés a jogosultság ellenőrzése és a DKF digitális felmérés kitöltése, mert ennek hitelesített eredménye kötelező melléklet. Fontos, hogy a projektet ne kezdje el a kérelem benyújtása előtt, mert a már megkezdett projekt nem finanszírozható.

A Pályázati Szoftver gyártófüggetlenül, azonos szempontok szerint hasonlít össze 3-5 megoldást, saját fejlesztőcsapatunk pedig összeköti a számlázót az ERP-vel, a CRM-mel és a webshoppal. A díjmentes előszűrés során megnézzük, hogy vállalkozása megfelel-e a DIMOP Plusz-1.2.3/A feltételeinek.