Projektmenedzsment szoftver KKV-nak: hogyan válasszon, és fizethető-e pályázatból?

Egy KKV-nak az a jó projektmenedzsment szoftver, amelyet a csapat ténylegesen használ, és amely összekapcsolódik a már meglévő rendszerekkel (számlázó, ERP, CRM). A legtöbb hiba nem a rossz termékből, hanem a tisztázatlan igényből és a felületes bevezetésből fakad.

Pályázati forrásból akkor fizethető, ha a megoldás egy támogatott célterületbe illeszkedik és szerepel a minősített szállítói listán. Önálló, nulláról induló egyedi fejlesztés a DIMOP Plusz-1.2.3/A-ban nem támogatható, a szoftvernek TESZOR 58.29 szerinti csomagolt vagy online szoftvernek kell lennie.

A projektmenedzsment szoftver a projektek tervezését, végrehajtását és követését támogatja. A cél, hogy minden feladatnak legyen felelőse és határideje, és a vezetés valós időben lássa a csúszásokat és a ráfordításokat.

• Projektek és feladatok felelőssel, határidővel, prioritással
• Ütemterv és függőségek (Gantt-nézet), mérföldkövek
• Kanban-tábla a napi feladatáramláshoz
• Erőforrás-tervezés: ki mennyire leterhelt
• Időnyilvántartás projektekre és feladatokra
• Projektköltség és eredményesség: terv és tény összevetése
• Dokumentumok, megjegyzések és jóváhagyások a feladathoz kötve
• Ügyfél vagy külső partner korlátozott hozzáférése

Projektalapú szolgáltató cégnél (mérnöki iroda, ügynökség, IT-szolgáltató, kivitelező) a projekt maga a termék. Itt az időnyilvántartás, a projekt-eredményesség és a számlázás összekötése a kulcs: a szoftvernek meg kell mutatnia, melyik projekt hoz pénzt és melyik visz.

Belső fejlesztéseket futtató cégnél (gyártó, kereskedő) a projektmenedzsment inkább feladatkoordináció: ki mit csinál, mi akadt el, mi vár jóváhagyásra. Itt az egyszerű kezelhetőség és a jóváhagyási folyamat fontosabb, mint a részletes költségkövetés.

Mielőtt terméket néz, írja le, milyen projekteket futtat, hány ember dolgozik bennük, és milyen döntésekhez kell adat. Ebből a követelmény-specifikációból választható ki 3-5 érdemi jelölt, és ezekkel érdemes a saját projektjein végigmenni a demón.

• Magyar nyelvű felület és magyar nyelvű támogatás, ha a csapat ezt igényli
• Integráció a számlázóval, az ERP-vel vagy a CRM-mel, dokumentált API-val
• Mobilos használat a terepen dolgozóknak
• Jogosultságkezelés: ki mit lát, különösen költség- és béradatoknál
• Felhőalapú vagy helyben telepített üzemeltetés, adatkiadás és kilépési feltételek
• Teljes birtoklási költség (TCO) 3-5 évre, felhasználószám-növekedéssel

A DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermék 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozást ad digitalizációra, amelynek legfeljebb 50%-a vissza nem térítendő. A felhívás célterületei között a projektmenedzsment külön nem szerepel; a projekt- és feladatkezelés jellemzően a munkafolyamat-irányítás, projektalapú szolgáltató cégnél a gyártás- és szolgáltatásirányítás ERP-részterülethez köthető.

Ezeken a részterületeken a minősített szállítói lista kötelező: csak a listán szereplő megoldás számolható el, a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon készített árkalkuláció alapján. Ha a kiszemelt termék nincs a listán, a pályázatból nem finanszírozható, ezért ezt a kiválasztás elején kell ellenőrizni, nem a végén.

• A projekt a benyújtás előtt nem indulhat el
• Meglévő rendszer bővítése, verziófrissítése vagy kiegészítő modulja nem támogatható
• Szakmai szolgáltatások (konfigurálás, integráció, adatmigráció) legfeljebb 35%
• Képzés legfeljebb 5%, új hardver legfeljebb 10% az elszámolható költségen belül
• Feltétel a DKF Kft. felmérése szerinti nagyon alacsony vagy alacsony digitális intenzitás

A projektmenedzsment szoftver akkor működik, ha minden érintett ugyanabban a rendszerben dolgozik. Ha a feladatok fele továbbra is e-mailben és táblázatban fut, a rendszer adatai megbízhatatlanok lesznek, és a csapat visszatér a régi módszerhez.

Érdemes egy kísérleti projekttel és egy kis csapattal indulni, közösen rögzíteni a használati szabályokat (mi számít feladatnak, ki zárja le, hol van a dokumentum), és csak utána kiterjeszteni a cég egészére.