ERP vagy számlázó program? Mikor elég a számlázó, és mikor kell vállalatirányítási rendszer

Ha a cég fő tevékenysége szolgáltatás, kevés a tétel, és nincs készlet, egy jó számlázó program, esetleg CRM-mel kiegészítve, sokáig elég. Ha készlettel, beszerzéssel, több telephellyel vagy gyártással dolgozik, és az adatok több rendszerben, kézzel egyeztetve élnek, az ERP hozza a valódi előrelépést.

Nem kell feltétlenül egyik napról a másikra váltani: az ERP bevezethető részterületenként is, a számlázás pedig az ERP pénzügyi moduljába költözhet, vagy integrációval összeköthető vele.

A két szoftver nem ugyanannak a feladatnak két ára, hanem két különböző léptékű eszköz. A számlázó egy folyamat végét kezeli, az ERP a teljes folyamatot az ajánlattól a könyvelésig.

• Számlázó: számla, díjbekérő, jóváírás, NAV Online Számla-adatszolgáltatás, egyszerű partnertörzs
• Számlázó készletmodullal: alap készletnyilvántartás egy raktárra
• ERP: ajánlat, rendelés, szállítás, számla és befizetés egy láncban
• ERP: beszerzés, készlet több raktárban, foglalás, minimumkészlet
• ERP: pénzügy és kontrolling, projekt- vagy gyártásirányítás, jogosultságok
• ERP: egy közös adatbázis, amelyből vezetői kimutatás készülhet

A váltás oka ritkán maga a számlázás. Általában az derül ki, hogy a számlázó körül egyre több táblázat, kézi egyeztetés és dupla adatrögzítés nőtt.

• Ugyanazt a rendelést a webshopban, a táblázatban és a számlázóban is rögzítik
• A készletet rendszeresen kézzel kell egyeztetni, mert a szám nem egyezik a valósággal
• Nem látszik gyorsan, mely vevő mennyivel tartozik, és mely rendelés hol tart
• A havi zárás és a vezetői kimutatás napokig tart
• Egy kulcsember hiányzása megakasztja a folyamatot, mert az adat a fejében van
• Több telephely vagy raktár adatai nem állnak össze egy képpé

A legfontosabb az adatmigráció: a partner-, cikk- és nyitó készletadatokat a váltás előtt érdemes kitisztítani. A számlázásnál ügyeljen arra, hogy a NAV Online Számla-adatszolgáltatás a váltás napjától folyamatosan működjön, és a számlasorszámozás szabályosan folytatódjon.

Ha a számlázót megtartja, az ERP-vel kétirányú integráció kell, különben a dupla rögzítés megmarad. Kiválasztáskor kérdezzen rá, hogy a kiszemelt ERP saját számlázó modullal rendelkezik-e, vagy külső számlázóval dolgozik.

A DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermék 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozást ad, legfeljebb 50% vissza nem térítendő támogatással. Az automatikus feldolgozásra alkalmas e-számlázó szoftver önálló célterület, az ERP pedig részterületenként (például pénzügyi és számviteli folyamatok, beszerzés és készletgazdálkodás, értékesítés és ügyfélkapcsolat) támogatható. Mindkét esetben a minősített szállítói listáról kell választani.

Meglévő rendszer felhasználószámának bővítése, verziófrissítése vagy a már lefedett terület kiegészítése nem támogatható. A projekt a benyújtás előtt nem indulhat el, és a minimális projektméret 3 millió Ft.