Webshop és készlet összekötése: így szűnik meg a túlértékesítés

Túlértékesítés akkor történik, amikor a webshop olyan készletet mutat, ami a raktárban már nincs meg. A megoldás az, hogy a webshop és az ERP vagy készletkezelő rendszer automatikusan, egy közös cikktörzs alapján cseréljen adatot.

Ehhez négy dolog kell: egyetlen hiteles készletforrás, egyértelmű SKU-párosítás, a megfelelő szinkronizálási gyakoriság és egy végiggondolt rendelési folyamat a számlázástól a visszárukig.

A választás a termékek forgásától és a készlet mélységétől függ. Ha egy cikkből kevés darab van, és több csatornán is árulja, a valós idejű szinkron csökkenti leginkább a túlértékesítés esélyét.

Nagy készletű, lassabban forgó termékeknél egy gyakori ütemezett frissítés is elegendő lehet, és egyszerűbb üzemeltetni. Gyakori jó gyakorlat a kettő kombinálása: a rendelések azonnal lefoglalják a készletet, a teljes készletállapot pedig időzítve frissül.

• Valós idejű: API-alapú, eseményre indul, kis készletnél és több csatornánál ajánlott.
• Ütemezett: meghatározott időközönként fut, egyszerűbb, nagy készletnél elegendő lehet.
• Biztonsági készlet: a webshopban a tényleges készletnél kicsit kevesebb jelenik meg.

Az integráció alapja, hogy minden termék mindkét rendszerben ugyanazzal az azonosítóval szerepeljen. Ha a webshopban más cikkszám vagy elnevezés van, mint az ERP-ben, a szinkron hibás vagy hiányos lesz.

Érdemes eldönteni, melyik rendszer a törzsadatok gazdája. Jellemzően az ERP kezeli a cikkszámot, az árat és a készletet, a webshop pedig a termékleírást, a képeket és a marketingtartalmat.

Külön figyelmet igényelnek a variánsok (méret, szín), a csomagtermékek és a mértékegységek. Az integráció előtti adattisztítás, a duplikált és hiányzó cikkszámok rendezése sok későbbi hibát előz meg.

A rendelési folyamatnak automatikusan kell végigfutnia a webshopból az ERP-be, kézi újragépelés nélkül. A beérkező rendelés lefoglalja a készletet, elindítja a kiszedést, majd a teljesítés után a számlázást.

A számla a számlázó vagy ERP rendszerben készüljön, hogy a NAV Online Számla adatszolgáltatás és a könyvelés egy helyről történjen. A rendelés státusza (feldolgozás alatt, feladva, kézbesítve) visszakerül a webshopba, így a vásárló is látja.

A visszáru gyakran kimarad a tervezésből. Rögzíteni kell, mikor kerül vissza a termék az eladható készletbe, és hogyan készül a helyesbítő számla.

• Rendelés átvétele és készletfoglalás.
• Kiszedés, csomagolás, feladás.
• Számla kiállítása az ERP-ben vagy számlázóban.
• Státusz visszaírása a webshopba.
• Visszáru: készletre vétel és helyesbítő számla.

A DIMOP Plusz-1.2.3/A programban a vállalati webáruház az e-kereskedelem, a beszerzés és készletgazdálkodás pedig az ERP célterület része. Mindkettőnél kötelező a minősített szállítói lista, és a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon készített időbélyegzős árkalkuláció rögzíti a maximálisan elszámolható költséget.

Az integráció a szakmai megvalósításhoz kapcsolódó szolgáltatások közé tartozik, amelyek együtt legfeljebb az összes elszámolható költség 35%-át tehetik ki. Ide tartozik a specifikáció, a testreszabás, a migráció és a tesztelés is, ezért a költségvetést ezzel a korláttal kell tervezni.

A Pályázati Szoftver saját, házon belüli fejlesztőcsapata végzi az integrációkat ERP, webshop és számlázó között, így a szoftverkiválasztás és az összekötés egy kézben marad. A kérelem benyújtása előtt ne rendeljen meg semmit, mert a korábban megkezdett projekt nem finanszírozható.