BI és dashboard KKV-knak: adatvezérelt döntés lépésről lépésre

A BI egy KKV-nál azt jelenti, hogy a vezetés a meglévő rendszerek adataiból, egy helyen, naprakészen látja a működés legfontosabb mutatóit. Nem a sok grafikon a cél, hanem hogy a heti döntések számokon alapuljanak.

A siker három dolgon múlik: kevés, egyértelműen definiált KPI, megbízható adatforrás és tiszta adat. Ha ezek megvannak, egy első dashboard néhány hét alatt elkészülhet.

Azokat a mutatókat érdemes mérni, amelyek alapján valaki ténylegesen dönt vagy cselekszik. Egy jó kiindulás 5-10 KPI, mindegyiknek legyen gazdája, definíciója és célértéke.

Gyakori hiba, hogy ugyanazt a mutatót két osztály másként számolja, például az árbevételt bruttó vagy nettó alapon, számlázás vagy teljesítés szerint. A KPI-definíciókat ezért írásban rögzítse, mielőtt a dashboard elkészül.

• Értékesítés: árbevétel, árrés, rendelésszám, átlagos kosárérték, ajánlat-konverzió.
• Pénzügy: kintlévőség, lejárt követelések, várható pénzforgalom, szállítói tartozások.
• Készlet: készletérték, forgási sebesség, hiánycikkek, lassan mozgó tételek.
• Működés: határidőre teljesített rendelések, átfutási idő.

A BI adatforrásai jellemzően az ERP, a számlázó, a CRM, a webshop és a könyvelési rendszer. Minél kevesebb a kézzel vezetett táblázat, annál megbízhatóbb a kép.

Az adatminőség fontosabb, mint az eszköz. Duplikált vevők, hiányzó cikkszámok vagy következetlen kategóriák mellett a legszebb dashboard is félrevezető számokat mutat, ezért az első lépés gyakran az adattisztítás.

Érdemes eldönteni a frissítési gyakoriságot is. A vezetői heti áttekintéshez elég a napi frissítés, a raktári vagy cash-állapothoz sokszor óránkénti vagy azonnali adat kell.

Az első dashboard egyetlen kérdésre válaszoljon, és egy képernyőre férjen ki. A legtöbb KKV-nál három téma adja a legnagyobb hasznot: értékesítés, pénzforgalom és készlet.

Az értékesítési dashboard a tervhez viszonyított árbevételt és árrést mutatja termékcsoport, vevő vagy értékesítő szerint. A cash dashboard a kintlévőségeket és a következő hetek várható be- és kifizetéseit. A készlet dashboard a készletértéket, a hiánycikkeket és a lassan forgó tételeket.

• Válasszon ki egy döntési helyzetet, például a heti vezetői megbeszélést.
• Határozza meg a hozzá tartozó 5-10 KPI-t és azok definícióját.
• Kösse be az adatforrásokat, és ellenőrizze az adatok minőségét.
• Készítsen el egy egyszerű első verziót, és használja néhány hétig.
• A visszajelzések alapján bővítse vagy egyszerűsítse.

Igen, a DIMOP Plusz-1.2.3/A programban az „üzleti intelligencia és pénzügyi adatkezelés” a nagy adathalmazokhoz kapcsolódó és egyéb adatanalitikai technológiák célterület része. A program 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozást ad, amelynek legfeljebb 50%-a vissza nem térítendő támogatás.

Ezen a célterületen a minősített szállítói lista nem kötelező, viszont a piaci árat az eljárási rend „piaci ár vizsgálata” pontja szerint igazolni kell. A szoftver TESZOR 58.29 szerinti csomagolt vagy online szoftver lehet, felhőszolgáltatás bérleti díja is elszámolható, a nulláról induló önálló egyedi fejlesztés viszont nem.

A Pályázati Szoftver gyártófüggetlenül, azonos szempontok szerint 3-5 megoldást hasonlít össze, így a választás és a piaci ár igazolása is megalapozott lesz. A kérelem benyújtása előtt ne rendeljen meg semmit, mert a korábban megkezdett projekt nem finanszírozható.