Elektronikus iratkezelés (DMS) pályázatból: kiválasztási útmutató KKV-knak

Igen, elektronikus iratkezelő rendszer is megvalósítható a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermékből, amely 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozást ad, legfeljebb 50% vissza nem térítendő támogatással. Az elektronikus iratkezelés az ERP részterületei között szerepel, ezért a minősített szállítói listáról kell választani.

A kiválasztásnál nem a funkciók száma a döntő, hanem az, hogy a rendszer illeszkedik-e a cég iratrendjéhez, és kapcsolható-e a meglévő ERP és számlázó rendszerekhez.

A DMS egyetlen, ellenőrzött helyre gyűjti a cég dokumentumait, és szabályozza, ki mit láthat és módosíthat. Ezzel kiváltja a szétszórt megosztott mappákat, e-mail mellékleteket és papíralapú dossziékat.

Egy KKV-nál a legtöbb érték általában a gyorsabb visszakeresésből és a szabályozott hozzáférésből származik. Ha egy szerződés vagy számla néhány kattintással előkerül, és mindig a legfrissebb változat látszik, kevesebb a félreértés és a felesleges keresgélés.

• Papíralapú iratok digitalizálása szkenneléssel és szövegfelismeréssel
• Egységes iktatási és mappastruktúra, metaadatokkal
• Verziókezelés: látható, ki mikor módosított, és visszaállítható a korábbi állapot
• Jogosultságkezelés szerepkörök és dokumentumtípusok szerint
• Teljes szöveges és metaadat alapú keresés
• Megőrzési szabályok és szabályozott selejtezés
• Jóváhagyási folyamatok, például szerződések és számlák igazolása

Az iratrendet a bevezetés előtt kell megtervezni, mert a rossz struktúrát a szoftver sem javítja meg. Érdemes dokumentumtípusokból és üzleti folyamatokból kiindulni, nem az egyes munkatársak megszokott mappáiból.

A metaadatok, például partner, dátum, projekt vagy szerződésszám, sokszor fontosabbak a mappáknál, mert ezek alapján lesz gyors a keresés.

• Gyűjtse össze a cégnél keletkező dokumentumtípusokat
• Határozza meg típusonként a kötelező metaadatokat
• Rögzítse, ki hozhat létre, módosíthat és törölhet egyes típusokat
• Állítsa be típusonként a megőrzési időt a vonatkozó kötelezettségek szerint
• Döntse el, mely papíralapú archívumot digitalizálja, és melyiket hagyja meg papíron
• Nevezzen ki iratkezelési felelőst, aki a szabályokat karbantartja

Az iratkezelés akkor a leghasznosabb, ha a dokumentum ott is elérhető, ahol a hozzá tartozó üzleti esemény történik. Egy bejövő számla például a DMS-ben tárolódik, de az ERP rendszer könyvelési tételénél is egy kattintással megnyitható.

Az automatikus feldolgozásra alkalmas e-számlázó szoftver a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 külön célterülete, szintén minősített szállítói listával. Az integráció, a migráció és a konfigurálás a szakmai szolgáltatások közé tartozik, amelyek az elszámolható költség legfeljebb 35%-át tehetik ki.

A kiválasztást írásos követelményekre kell építeni, és minden jelöltet ugyanazon szempontok szerint kell értékelni. Így a döntés nem a bemutató benyomásán, hanem a cég valós igényein múlik.

• Illeszkedik-e a megtervezett iratrendhez és metaadat-struktúrához
• Van-e kész kapcsolat vagy API a meglévő ERP és számlázó rendszerhez
• Mennyire részletes a jogosultságkezelés és a naplózás
• Helyben telepített vagy felhőalapú, mivel egy területen csak az egyik választható
• Hogyan oldható meg a meglévő dokumentumok migrációja
• Mennyi a teljes birtoklási költség a licenc és az üzemeltetés együttes figyelembevételével

A projekt a benyújtás előtt nem kezdhető meg, és a meglévő rendszer bővítése, verziófrissítése vagy kiegészítő modulja nem támogatható. A listás megoldásra a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon időbélyegzős árkalkulációt kell készíteni, amely rögzíti a maximálisan elszámolható költséget.

Gyártófüggetlenül 3-5 iratkezelő megoldást hasonlítunk össze azonos szempontok szerint, a kiválasztási tanácsadás költségét a szoftvergyártó partnerek fedezik. Fejlesztőcsapatunk az ERP és számlázó integrációkban segít, a pályázatírást pedig díjmentes előszűréssel kezdjük.