Kontrolling és döntéstámogatás szoftver KKV-knak: miben más, mint a BI?

A kontrolling szoftver segít a KKV vezetőjének abban, hogy a tervezett és a tényleges számokat rendszeresen összevesse, lássa, melyik költséghely hol tér el, és előre tervezze a cash-flow-t. A cél nem a több táblázat, hanem a gyorsabb és megalapozottabb döntés.

A BI ezzel szemben elemzőeszköz: adatokat gyűjt össze és jelenít meg dashboardokon. A kettő jól kiegészíti egymást, és a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermékben mindkettő támogatható, csak eltérő célterületen és eltérő szabályokkal.

Egy jó kontrolling rendszer négy alapfeladatot lát el: tervezést, terv-tény összevetést, költséghely-követést és vezetői riportolást. Ezek együtt adják meg, hogy a cég pénzügyi helyzete ne csak utólag, a könyvelés lezárása után legyen látható.

Kisebb cégeknél ez sokszor kézzel frissített táblázatokban él, ami működik, amíg egy ember átlátja. Ahogy nő a cég, a táblázatok verziói szétcsúsznak, és a riport elkészítése több időt visz el, mint az értelmezése.

• Költségvetés és terv-tény összevetés: havi vagy negyedéves eltérések, okokkal.
• Költséghelyek és profitcentrumok: ki felel melyik költségért és bevételért.
• Likviditás- és cash-tervezés: várható be- és kifizetések heti vagy havi bontásban.
• Vezetői riportok: egységes, rendszeresen frissülő kimutatások a döntéshozóknak.
• Forgatókönyvek: mi történik, ha csökken a forgalom vagy nő egy költségtétel.

A kontrolling a pénzügyi tervezési és felelősségi folyamatot kezeli, a BI pedig az adatelemzést és a megjelenítést. A kontrollingban van terv, felelős és jóváhagyás, a BI-ban inkább kérdés és válasz: mit mutatnak az adatok.

A BI erőssége, hogy több forrást köt össze, például az ERP, a CRM és a webshop adatait, és rugalmas dashboardokat ad. A kontrolling rendszer erőssége a strukturált tervezés és a terv-tény logika, ami egy általános BI eszközben külön felépítést igényel.

A legtöbb KKV-nak érdemes a kontrolling folyamattal kezdeni, mert az mondja meg, milyen KPI-okat kell egyáltalán mérni. A BI utána ezekre a mutatókra épülhet, és nem lesz belőle öncélú grafikongyűjtemény.

A DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 programban 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozás érhető el, amelynek legfeljebb 50%-a vissza nem térítendő támogatás. Min. 10% önerő mellett ez kb. 45% támogatást, 45% kamatmentes hitelt és 10% önerőt jelent, a kérelmeket 2027. június 30-ig lehet beadni az MFB Pont Plusz irodákban.

A kontrolling és döntéstámogatás az ERP részterületei között szerepel, ezért itt a minősített szállítói lista kötelező. A szállítói lista és az időbélyegzős árkalkuláció a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon készül, és ez rögzíti a maximálisan elszámolható költséget.

Az üzleti intelligencia és pénzügyi adatkezelés ezzel szemben az adatanalitika célterülethez tartozik, ahol a szállítói lista nem kötelező, viszont a piaci árat az eljárási rend szerint igazolni kell. A nagyobb, 20-200 millió Ft-os igényekre a DIMOP Plusz-1.2.3/B-24 kamatmentes hitel ugyanezekkel a célterületekkel nyitott kis- és középvállalkozásoknak.

• Ugyanaz a funkcionális terület vagy csak helyben telepített, vagy csak felhőalapú megoldással valósítható meg.
• Nulláról induló önálló egyedi fejlesztés nem támogatható, TESZOR 58.29 szerinti szoftver vagy felhőszolgáltatás bérleti díja igen.
• Szakmai szolgáltatások (bevezetés, integráció, migráció) az összes elszámolható költség max. 35%-áig számolhatók el.
• Meglévő rendszer bővítése, verziófrissítése vagy add-on kiegészítése nem támogatható.

A legfontosabb kérdés az, honnan kapja az adatot a kontrolling rendszer. Ha a könyvelésből, az ERP-ből és a bérszámfejtésből kézzel kell áttölteni, a riport mindig késni fog, ezért az integrációt már a kiválasztáskor érdemes rögzíteni.

Érdemes előre leírni a költséghely-struktúrát és azt a néhány vezetői riportot, amelyet havonta látni szeretne. Ez lesz a követelmény-specifikáció magja, és ez alapján lehet a megoldásokat azonos szempontok szerint összevetni.

• Milyen forrásrendszerekből érkezik automatikusan adat?
• Kezeli-e a több verziós tervezést és a forgatókönyveket?
• Mennyire egyszerű új riportot összeállítani a kulcsfelhasználónak?
• Szerepel-e a megoldás a minősített szállítói listán, ha ERP részterületként pályázik?
• Mekkora a teljes bekerülési költség (TCO) a fenntartással együtt?

Gyártófüggetlenül 3-5 kontrolling vagy BI megoldást hasonlítunk össze azonos szempontok szerint, és a kiválasztási tanácsadás költségét a szoftvergyártó partnerek fedezik, Ön a piaci árat fizeti. A pályázatírás díja egyszeri 200 000 Ft és 6-7% sikerdíj, csak nyertes pályázat után.

Ha az adatok több rendszerből érkeznek, saját fejlesztőcsapatunk elkészíti az ERP, CRM és számlázó integrációkat. Kérjen díjmentes előszűrést, és megnézzük, melyik célterület illik a projektjéhez.