HR szoftver pályázatból: nyilvántartás, szabadság és munkaidő KKV-knak

Igen, HR szoftver is finanszírozható a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermékből, amely 3-20 millió Ft 0%-os kamatú forrást ad, legfeljebb 50% vissza nem térítendő résszel. A HR menedzsment az ERP részterületei között szerepel, ezért a megoldást a minősített szállítói listáról kell választani.

A jó HR rendszer kiváltja a táblázatokat és papíralapú kérelmeket, és átlátható, ellenőrizhető adatokat ad a bérszámfejtéshez és a vezetői döntésekhez.

Egy KKV-nak szóló HR szoftver a munkavállaló teljes életútját kezeli a felvételtől a kilépésig. A modulok köre rendszerenként eltér, ezért érdemes előre rögzíteni, mire van valóban szükség.

• Munkavállalói nyilvántartás: személyes és munkaviszony-adatok, munkakörök, szervezeti egységek
• Szabadságkezelés: kérelem, jóváhagyás, egyenleg és csapatnaptár
• Munkaidő-nyilvántartás: jelenlét, túlóra, beosztás, műszakok
• Beléptetés (onboarding): feladatlisták, eszközkiadás, kötelező oktatások
• Dokumentumkezelés: szerződések, igazolások, aláírt nyilatkozatok tárolása
• Önkiszolgáló felület, ahol a munkatárs maga látja és kezdeményezi ügyeit
• Riportok a létszámról, távollétekről és munkaidőről

Akkor érdemes váltani, amikor a HR adminisztráció több időt visz el, mint amennyit a cég nyer belőle. Tipikus jel, ha a szabadságegyenleget több táblázatból kell összeszedni, vagy a munkaidőadatok kézi átírással jutnak el a bérszámfejtéshez.

Szintén figyelmeztető jel, ha a munkaügyi dokumentumok papíron, több helyen vannak, és nehéz megmondani, kinek mihez van hozzáférése. A létszám növekedésével ezek a gondok gyorsan halmozódnak.

A döntés előtt érdemes összeírni, mely HR folyamatok ismétlődnek a leggyakrabban, és melyek okozzák a legtöbb hibát. Ezekből készülhet el a követelmény-specifikáció, amely alapján a szóba jövő megoldások azonos szempontok szerint összevethetők.

A HR rendszer a cég legérzékenyebb személyes adatait tárolja, ezért az adatvédelmet a kiválasztás első lépésétől figyelembe kell venni. Általános elv, hogy mindenki csak azt lássa, amire a munkájához szüksége van.

Kérdezze meg a szállítót, hol tárolják az adatokat, hogyan készül mentés, és hogyan törölhetők az adatok, amikor már nincs rájuk szükség. Az adatkezelés belső szabályait érdemes a bevezetéssel együtt áttekinteni.

• Szerepkör alapú jogosultságok: munkatárs, vezető, HR, bérszámfejtés
• Többfaktoros hitelesítés a belépéshez
• Naplózás: ki, mikor, milyen adatot nézett meg vagy módosított
• Titkosított adattárolás és adatátvitel
• Szabályozott megőrzési és törlési rend

A HR menedzsment a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 ERP-részterülete, így a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon kell regisztrálni és időbélyegzős árkalkulációt készíteni a listás megoldásra. Az árkalkuláció rögzíti a maximálisan elszámolható költséget.

Min. 10% önerő mellett a finanszírozás nagyjából 45% támogatásból és 45% kamatmentes hitelből áll. Fontos, hogy ha a meglévő ERP rendszerhez csak egy HR kiegészítő modult vásárolna, az nem támogatható, mert a már lefedett terület kiegészítése kizárt.

• Legalább egy lezárt, teljes üzleti év szükséges
• A DKF Kft. felmérése szerint nagyon alacsony vagy alacsony digitális intenzitás kell
• A HR terület vagy helyben telepített, vagy felhőalapú megoldással valósítható meg, a kettő nem keverhető
• Az adatmigráció, konfigurálás és integráció a szakmai szolgáltatások része, legfeljebb 35%
• A projekt a benyújtás előtt nem kezdhető meg

A bevezetés a meglévő adatok rendbetételével kezdődik: a munkavállalói törzsadatokat és szabadságegyenlegeket a migráció előtt érdemes ellenőrizni. Ezután a jogosultságokat, a jóváhagyási útvonalakat és a bérszámfejtési kapcsolatot kell beállítani, majd egy szűk csoporttal tesztelni.

Gyártófüggetlenül 3-5 HR megoldást hasonlítunk össze azonos szempontok szerint, a kiválasztási tanácsadás költségét a szoftvergyártó partnerek fedezik. Fejlesztőcsapatunk az ERP és egyéb rendszerek integrációjában is segít, a pályázatnál pedig díjmentes előszűréssel indulunk.