Munkafolyamat-irányítás és workflow szoftver pályázatból: útmutató KKV-knak

Igen, egy KKV munkafolyamat-irányító szoftvert is megvalósíthat a DIMOP Plusz-1.2.3/A-24 kombinált hiteltermékből, amely 3-20 millió Ft 0%-os kamatú finanszírozást ad digitalizációra, legfeljebb 50% vissza nem térítendő támogatással. A munkafolyamat-irányítás itt az ERP részterületei között szerepel, így a minősített szállítói listáról kell választani.

Ha a folyamatokat mesterséges intelligencia automatizálja, például dokumentumokat olvas be vagy kérelmeket osztályoz, az MI-alapú folyamatautomatizáció célterülete is szóba jöhet. Ott a szállítói lista nem kötelező, viszont a piaci árat az eljárási rend szerint alá kell támasztani.

A workflow szoftver azt biztosítja, hogy minden ismétlődő ügy ugyanazon az útvonalon, a megfelelő emberhez, nyomon követhetően jusson el. Ez kiváltja a szétszórt e-maileket, papírlapokat és szóbeli egyeztetéseket.

A rendszer rögzíti, ki mikor mit hagyott jóvá, és jelzi, ha egy ügy elakadt. A vezető így naprakész képet kap arról, hol tart egy kérelem, és nem kell utánajárnia.

• Beszerzési igények és megrendelések jóváhagyása értékhatár szerint
• Szabadság-, kiküldetés- és költségtérítési kérelmek
• Bejövő számlák igazolása és utalványozása
• Szerződések belső véleményezése és aláírási sorrendje
• Ügyfélpanaszok és belső hibajegyek felelőshöz rendelése
• Új munkatárs belépésekor elvégzendő feladatok kiosztása

A digitalizálás a folyamat leírásával kezdődik, nem a szoftverrel. Ha a jelenlegi működés nincs tisztázva, a rendszer csak a meglévő zavarokat gyorsítja fel.

Érdemes egy-két jól körülhatárolt folyamattal indulni, és azokat a kulcsfelhasználókkal közösen végigvenni. A tapasztalatok alapján a további folyamatok bevezetése már könnyebb.

• Válassza ki a leggyakoribb vagy leginkább elakadó folyamatot
• Rajzolja fel a lépéseket: ki indítja, ki hagyja jóvá, mi a kimenet
• Rögzítse a döntési szabályokat, például értékhatárokat és helyettesítést
• Szüntesse meg a felesleges köröket, mielőtt digitalizál
• Határozza meg, milyen adatokra és mellékletekre van szükség lépésenként
• Döntse el, mely más rendszerekkel kell adatot cserélni, például ERP-vel vagy számlázóval
• Mérje a kiinduló állapotot, hogy később látható legyen a változás

Ha a cél a szabályalapú útvonalak, jóváhagyások és feladatkiosztás kezelése, az a munkafolyamat-irányítás, vagyis ERP-részterület, minősített szállítói listával. Ilyenkor a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon készített, időbélyegzős árkalkuláció rögzíti a maximálisan elszámolható költséget.

Ha a rendszer mesterséges intelligenciával végez olyan lépést, amelyet eddig ember végzett, például dokumentumból adatot nyer ki vagy beérkező kérést kategorizál, az MI-alapú folyamatautomatizáció. Itt a szállítói lista nem kötelező, de a piaci árat az eljárási rend „piaci ár vizsgálata és alátámasztása” pontja szerint igazolni kell.

A két megközelítés jól kiegészíti egymást: a workflow adja a keretet, az MI pedig egyes lépéseket automatizál. A pályázat előkészítésekor érdemes tisztázni, melyik elem melyik célterülethez tartozik.

A legfontosabb, hogy a projekt a benyújtás előtt ne induljon el, mert a már megkezdett projekt nem finanszírozható. Emellett a szoftvernek TESZOR 58.29 szerinti csomagolt vagy online szoftvernek kell lennie, a nulláról induló önálló egyedi fejlesztés nem támogatható.

• Ugyanaz a funkcionális terület vagy csak helyben telepített, vagy csak felhőalapú megoldással valósítható meg
• Meglévő rendszer felhasználószámának bővítése, verziófrissítése vagy kiegészítő modulja nem támogatható
• A szakmai szolgáltatások, például folyamatfejlesztés, konfigurálás és integráció, legfeljebb 35% lehetnek
• A képzés legfeljebb 5%, az új hardver legfeljebb 10% lehet az elszámolható költségen belül
• A felhőszolgáltatás bérleti díja is elszámolható
• A DKF Kft. felmérése szerint nagyon alacsony vagy alacsony digitális intenzitás szükséges

Gyártófüggetlenül 3-5 megoldást hasonlítunk össze azonos szempontok szerint, így Ön a saját folyamataihoz illő rendszert választhatja. A kiválasztási tanácsadás költségeit a szoftvergyártó partnerek fedezik, Ön a piaci árat fizeti.

Saját fejlesztőcsapatunk az integrációkban és innovatív AI-megoldásokban is segít, a pályázatírásnál pedig díjmentes előszűréssel kezdünk. A pályázatírás díja egyszeri 200 000 Ft és 6-7% sikerdíj, amely csak nyertes pályázat után esedékes.