ERP kiválasztás: milyen kérdéseket tegyen fel a szállítónak?

Mielőtt ERP-szállítót választ, nyolc területen kérjen írásos, ellenőrizhető választ: funkcionális illeszkedés, adatkezelés, integráció, licenc és teljes bekerülési költség (TCO), támogatás és SLA, kilépés és adatexport, referenciák, valamint a bevezető csapat. Ha minden jelölt ugyanazokra a kérdésekre válaszol, az ajánlatok valóban összehasonlíthatóvá válnak.

A kérdéseket ne a bemutató után, hanem előtte küldje ki, és kérje, hogy a szállító a saját folyamatain mutassa be a választ. Ha a beszerzést DIMOP Plusz-1.2.3/A forrásból finanszírozná, az ERP-nek a minősített szállítói listán kell szerepelnie, ezért ezt a kérdést tegye fel elsőként.

A legfontosabb kérdés az, hogy a rendszer a jelenlegi és a tervezett folyamatait mennyire fedi le alapfunkcióként, fejlesztés nélkül. Ehhez előbb Önnek kell leírnia a kulcsfolyamatait egy rövid követelmény-specifikációban: rendelés, beszerzés, készlet, gyártás vagy szolgáltatás, számlázás, kontrolling.

Gyakori hiba, hogy a bemutató a szállító saját mintaadatain fut, így minden gördülékenynek tűnik. Kérje, hogy egy-két tipikus, de bonyolultabb ügyletét a demón lépésről lépésre végigvezessék.

• Mely követelményeinket fedi le a rendszer alapfunkcióként, melyeket paraméterezéssel, és melyekhez kell fejlesztés?
• A fejlesztést igénylő pontoknál mennyi a becsült ráfordítás, és ki tartja karban ezeket a frissítések után?
• Hogyan kezeli a rendszer a magyar jogszabályi és adózási előírásokat, például a NAV Online Számla adatszolgáltatást?
• Milyen jogosultsági szinteket és jóváhagyási folyamatokat lehet beállítani?
• Milyen riportok érhetők el alapból, és mennyire lehet ezeket saját igényre alakítani?

Az adatoknál két kérdés dönt: hogyan kerülnek át a meglévő adatai az új rendszerbe, és hogyan kommunikál az ERP a többi szoftverével. Az adatmigráció és az integráció a bevezetések gyakori csúszási pontja, ezért már az ajánlatkérésnél tisztázza a felelősöket.

Kérjen listát azokról a rendszerekről, amelyekhez a szállítónak már van kész csatlakozója, és arról, hol kell egyedi illesztés. A dokumentált API jó jel arra, hogy a rendszer később is bővíthető lesz.

• Mely adatokat (törzsadatok, nyitó készlet, nyitott tételek, előzmények) migrálják, milyen formátumból, és ki felel az adattisztításért?
• Hány próbamigráció szerepel az ajánlatban az éles indulás előtt?
• Van-e dokumentált API, és milyen feltételekkel érhető el (díj, hívási korlát)?
• Mely rendszerekhez (webshop, számlázó, bank, CRM, raktár) van kész integráció, és melyekhez kell fejleszteni?
• Hol tárolják az adatokat, ki fér hozzájuk, és hogyan készül a mentés?

A licencár csak egy része a költségnek, ezért a teljes bekerülési költséget (TCO) kérje legalább 5 éves távra, azonos bontásban minden szállítótól. Így látszik, melyik ajánlat olcsó csak az első évben.

Tisztázza a licencmodellt is: felhasználónként, modulonként vagy egyidejű felhasználók alapján számláznak, és mi történik, ha nő a létszám. Kérdezzen rá az éves díjemelés szabályaira is.

• Mi a licencmodell, és mennyibe kerül egy további felhasználó vagy modul?
• Mennyi a bevezetés díja, és fix áras vagy ráfordítás alapú az ajánlat?
• Mennyi az éves támogatási, karbantartási vagy előfizetési díj, és hogyan változhat?
• Milyen költséggel jár a verzióváltás, és benne van-e az éves díjban?
• Milyen további tételekkel számoljunk: hardver, harmadik féltől vásárolt licencek, képzés, egyedi riportok?

A szerződésnek két helyzetre kell előre választ adnia: mit vállal a szállító hiba esetén, és hogyan viheti el az adatait, ha később váltani szeretne. Mindkettőt írásban, a szerződés mellékleteként rögzítse.

Az SLA-ban a hibák súlyossági szintjeire bontott reakció- és megoldási időket kérje. A kilépésnél a legfontosabb, hogy az adatok szabványos, géppel olvasható formátumban, díj nélkül vagy előre rögzített díjért kiexportálhatók legyenek.

• Milyen csatornákon, milyen időszakban érhető el a támogatás, és magyar nyelven is?
• Mik a reakció- és megoldási idők az egyes hibakategóriákban, és mi a következménye, ha nem teljesülnek?
• Milyen formátumban és mennyi idő alatt kapjuk meg az összes adatunkat a szerződés megszűnésekor?
• Kié az adat és a nekünk készült testreszabás?
• Mi történik, ha a szállító megszűnik, vagy a terméket kivezetik?

A referencia akkor ér valamit, ha Ön maga beszél egy hasonló méretű és iparágú ügyféllel, nem csak egy névsort kap. Kérdezze meg tőlük, mennyit csúszott a projekt, mi lett drágább a tervezettnél, és milyen a támogatás az éles indulás után.

Legalább ilyen fontos, hogy kik dolgoznak majd az Ön projektjén. Kérje a projektvezető és a kulcs tanácsadók nevét és tapasztalatát, rögzítse, hogy csere csak az Ön jóváhagyásával történhet, és kérdezze meg, mennyi időt vár el a szállító az Ön kulcsfelhasználóitól.

Ha a projektet a DIMOP Plusz-1.2.3/A kombinált hiteltermékből finanszírozná, az ERP a minősített szállítói listán szereplő termék legyen, és a vallalkozzdigitalisan.mkik.hu oldalon készült időbélyegzős árkalkuláció rögzíti a maximálisan elszámolható költséget. A Pályázati Szoftver gyártófüggetlenül, azonos szempontok szerint 3-5 megoldást hasonlít össze, így ezeket a kérdéseket nem Önnek kell egyenként végigvinnie.