Felhő (SaaS) vagy helyi telepítés (on-premise): melyik jobb egy KKV-nak?

A legtöbb KKV számára a felhőalapú (SaaS) szoftver az egyszerűbb választás: nincs szerverbeszerzés, a frissítést és az üzemeltetést a szolgáltató végzi, a költség havi vagy éves díjként jelentkezik. A helyi telepítés (on-premise) akkor indokolt, ha az adatokat szabályozási vagy üzleti okból házon belül kell tartani, ha mély testreszabásra van szükség, vagy ha van saját, megbízható informatikai üzemeltetése.

A döntést öt szempont alapján érdemes meghozni: költségmodell, biztonság, frissítések, testreszabhatóság és adattulajdon. A DIMOP Plusz-1.2.3/A finanszírozásnál a felhőszolgáltatás bérleti díja is elszámolható költség.

A SaaS folyamatos működési költség, a helyi telepítés jellemzően nagyobb induló beruházás, amelyet éves karbantartási díj és saját üzemeltetési költség követ. Önmagában egyik sem olcsóbb, ezért a teljes bekerülési költséget (TCO) legalább 5 évre érdemes összevetni.

Helyi telepítésnél a licenc mellett számoljon a szerverrel, a mentési megoldással, a védelemmel, a szünetmentes áramellátással és azzal a munkaidővel, amit valaki az üzemeltetésre fordít. SaaS-nál a felhasználószám növekedése és a díjemelés szabálya a kulcskérdés.

• SaaS: alacsony belépési költség, felhasználónkénti vagy csomagonkénti havi, éves díj.
• On-premise: licencvásárlás, szerver és hálózati eszközök, éves karbantartási díj.
• Mindkettőnél: bevezetés, adatmigráció, integráció, képzés.
• Könnyen kimaradó tételek: saját IT-munkaidő (on-premise), díjemelés és tárhelybővítés (SaaS).

Felhőben a fizikai és infrastruktúra-biztonságért a szolgáltató felel, a jogosultságok kiosztásáért és a hozzáférések kezeléséért továbbra is Ön. Helyi telepítésnél minden réteg az Ön felelőssége, a szerverszoba ajtajától a mentések rendszeres ellenőrzéséig.

Egy KKV-nál a biztonsági kockázat gyakran nem a felhőben van, hanem egy frissítetlen, mentés nélküli irodai szerverben. A felhő viszont csak akkor megnyugtató, ha a szerződés rendezi az adatok helyét, a hozzáférést és a mentést.

Az adattulajdont mindkét esetben írásban rögzítse: az adat az Öné, a szerződés megszűnésekor szabványos, géppel olvasható formátumban, meghatározott határidőn belül megkapja, és a szolgáltató ezután törli. SaaS-nál ez a későbbi váltás feltétele, ezért a választás előtt kérdezzen rá.

• Melyik országban, milyen adatközpontban tárolják az adatokat?
• Milyen gyakran készül mentés, és mennyi idő alatt lehet visszaállítani?
• Van-e kétfaktoros azonosítás és tevékenységnaplózás?
• Milyen formátumban kapom meg az adataimat a szerződés végén?

SaaS-nál a frissítések automatikusak, így mindig a legfrissebb, jogszabálykövető verziót használja, cserébe az időzítésbe kevés beleszólása van. Helyi telepítésnél Ön dönti el, mikor frissít, de a frissítés munkáját és költségét is Önnek kell vállalnia.

A testreszabásban a helyi telepítés általában rugalmasabb, mert mélyebben hozzá lehet nyúlni a rendszerhez és az adatbázishoz. A felhős rendszerek inkább paraméterezéssel és API-n keresztüli bővítéssel alakíthatók.

Gyakori hiba a túlzott testreszabás: minél több az egyedi fejlesztés, annál drágább és kockázatosabb minden későbbi frissítés, telepítési módtól függetlenül. Érdemes először a folyamatot a szoftver alapműködéséhez igazítani, és csak a valóban versenyelőnyt adó részeket egyediesíteni.

Válassza a felhőt, ha gyorsan akar indulni, nincs saját informatikusa, a munkatársai több helyről vagy mobilról dolgoznak, és a folyamatai jól illeszkednek a szoftver alapműködéséhez. Válassza a helyi telepítést, ha az adatok házon belül tartása kötelező vagy stratégiai, ha gépek, gyártósorok közvetlen helyi kapcsolatot igényelnek, vagy ha stabil belső üzemeltetése van.

Sok cégnél a vegyes megoldás a reális: például a gyártásközeli rendszer helyben fut, a CRM és az irodai alkalmazások felhőben. Ilyenkor az integráció minősége dönti el, hogy a két világ egy rendszerként működik-e.

• A felhő mellett szól: kis IT-kapacitás, gyors indulás, távmunka, kiszámítható havi díj.
• A helyi telepítés mellett szól: szigorú adatkezelési elvárás, mély testreszabás, helyi gépkapcsolat, meglévő szerverinfrastruktúra.
• Vegyes megoldás: ha a folyamatok egy része helyhez kötött, más része mobil vagy távoli.

A DIMOP Plusz-1.2.3/A kombinált hiteltermékben mindkét telepítési mód finanszírozható: a TESZOR 58.29 szerinti csomagolt vagy online szoftver elszámolható, és a felhőszolgáltatás bérleti díja is. A szakmai megvalósításhoz kapcsolódó bérleti díj, például a felhő, az összes elszámolható költségen belül akár 100%-ot is kitehet.

Helyi telepítésnél figyeljen arra, hogy az új tárgyi eszköz, például a szerver, legfeljebb az elszámolható költség 10%-a lehet. A célterülettől függően, például ERP vagy CRM esetén, a terméknek a minősített szállítói listán kell szerepelnie, nulláról induló önálló egyedi fejlesztés pedig nem támogatható.

A Pályázati Szoftver gyártófüggetlenül, azonos szempontok szerint hasonlít össze 3-5 felhős vagy helyi telepítésű megoldást, a díjmentes előszűrésen pedig megnézzük, hogyan illeszkedik az elképzelés a pályázat költségarányaihoz.